– Det har vært mangel på en slikt system for vår bransje, da planleggingen er annerledes enn for eksempel brønnbåter og shipping, som har gjort at vi har havnet bakpå med digitalisering rundt håndtering av disse oppgavene. Under prosjektoppstarten viste det seg at Boreal, sammen med Mintra, hadde startet arbeidet med å lage et tilsvarende system som vi var på jakt etter, sier Caroline Selnes, HR-konsulent og fagansvarlig i prosjektet hos Norled.
Mintra var allerede inne som leverandør av Norled sitt HR og lønnssystem. Dermed fortsatte arbeidet som et samarbeid med Boreal og Torghatten-gruppen som allerede hadde samme leverandør.
Prosesskartleggingen og intervjuene Italo Chirico utførte, viste at digitalisering var nødvendig i hele HR, alt fra ansettelser, lønnskjøring til rotasjonsplanlegging. Det ble laget en prioriteringsliste basert på noen kriterier.
– Med andre ord handlet det om hvor enkelt det er å implementere og hvor stor effekt det ville få, sier Chirico
Siden Mintra allerede var leverandør, passet det utmerket til Norleds ønsker om å utvide systemet. Chirico gikk dermed inn som prosjektleder for å koordinere arbeidet, noe Norled satte stor pris på.
– For oss har det vært befriende å ha en person som Italo, som har tatt alt av kontakt med leverandør og budsjetter, så kan vi som jobber med fag konsentrere oss om faget og prosessutvikling. Rett person på rett plass, mener Selnes.
Solv har dermed hjulpet å minske gapet mellom Mintra og Norled, slik at samarbeidet har fått en ny dimensjon. Norled er ikke bare kunde og bestiller, men også en rådgiver for hvordan systemet kan optimaliseres og brukes av andre rederier.
– Nå har de fått et produkt som er skreddersydd sine behov, og som passer dem mye bedre enn en hyllevare, mener Chirico.
Etter nyttår har også Aina Løhre fra Solv vært med på laget for å avlaste Norleds HR-avdeling og følge opp Mintra samtidig som opplæringen startet.
– Mitt fokus var å koordinere mot Mintra, og ha en oversikt over både testing, pågående oppgaver og utvikling. I tillegg har jeg bidratt med ulike typer prosjektstøtte, blant annet med overgang til ny og automatisk timefangst.
Leverandør Mintra er også svært fornøyd med prosjektet. Produktleder Morten Broch har vært tett på prosjektet med å organisere arbeidet med å lage spesifikasjoner, planlegge utviklingen samt teste at denne er feilfri og i henhold til Norleds krav og ønsker.
– Norled har vært helt avgjørende for å få dette til. De har vært flinke til å organisere de interne ressursene slik at vi har forstått hva vi skal levere. De har også stilt tydelige krav til oss hele veien slik at fremdriften har vært god. Ikke minst har det også vært svært interessant og hyggelig – resultatet blir alltid best når det er en god atmosfære i prosjektet, sier Broch.
Om bord på helelektriske MF «Ryfylke» sitter kaptein Joakim Henriksen og ser over skiftplanen. Han har akkurat mønstret på og skal jobbe den neste uken. I verktøyet står det hvilket mannskap han har med seg, og det viktigste for ham: Han har full tilgang til å se på tilgjengelig mannskap dersom han skulle trenge det i løpet av uken på vakt.
– For meg er den største fordelen at jeg slipper å ta kontakt med HR for at de skal finne noen som kan jobbe, nå har jeg full oversikt og informasjon og kan hente inn mannskap selv ved behov, sier kapteinen.
Han har både vært med i fokusgruppen og er superbruker i det nye systemet som har vært i bruk siden 1. april 2023. I månedsskiftet mai/juni ble også første lønnskjøring foretatt, med veldig positivt resultat.
– Som alltid må vi gjøre noen små justeringer, men systemet virker og vi får positive tilbakemelding fra de som bruker det. Nå slipper vi å bruke masse tid på papirbunker og Excel-ark, jubler Caroline Selnes.
Og for en samlet ferjebransje i Norge - betyr det et enklere og bedre system til skiftplanlegging!
– For meg er den største fordelen at jeg slipper å ta kontakt med HR for at de skal finne noen som kan jobbe, nå har jeg full oversikt og informasjon og kan hente inn mannskap selv ved behov.
